5 Elemente für erfolgreiche teambasierte Performance Reviews

Leistungsbewertungen und Performance Reviews sind ein notwendiges Element der Zusammenarbeit. Üblicherweise finden diese in Form von Mitarbeitergesprächen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden statt, und oft wird dabei die Dimension des Teams und seine innere Dynamik vernachlässigt. Stattdessen entstehen leicht Gerüchte und Teammitglieder tauschen sich individuell im Hintergrund aus.

Mit neuen Organisationsstrukturen und agilen Teams werden andere Formen der Leistungsbewertung erforderlich. Ein teambasiertes Gespräch über Leistungen und Ergebnisse ist eine der effektivsten Maßnahmen um nachhaltig Wirkung zu erzielen und gleichzeitig gute Beziehungen im Team zu erhalten. Wenn jede und jeder im Team persönliches Feedback von allen anderen bekommt, wird das gesamte Team für die sowohl für die Teamziele als auch die individuellen Beiträge seiner Mitglieder ins Boot geholt.

Im Grundsatz ist eine teambasierte Leistungsbewertung ein offenes und ehrliches Gespräch im Team über Ziele, Ergebnisse, Einstellungen und Verhalten mit einem Teammitglied. Jeder kommt einmal dran – einschließlich der Teamleitung. Wenn diese Gespräche mit der richtigen Grundeinstellung und entsprechenden Tools durchgeführt werden, stärken sie die individuelle Motivation, den Teamgeist und die Verbindung zur Mission des Teams und Unternehmens.

Damit das optimal im Sinne nachhaltige positiver Effekte funktionieren kann, müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt sein. Hier sind fünf wesentliche Elemente.

1: Verteilte Führung

Die Implementierung von verteilter Führung als Managementprinzip ist das Fundament für eine partizipative Kultur mit ehrlichen Feedbacks in alle Richtungen. Es bedeutet, Managementaufgaben im Team auf der Grundlage von verschiedenen Rollen zu verteilen, anstatt alles bei der Teamleitung zu platzieren. So kann man Aufgaben wie zum Beispiel die Organisation und Moderation von Meetings, Controlling und Budgetverwaltung (für das Team), oder Rollen wie Fachexperte oder Kulturhüter auf verschiedene Mitglieder in einem selbstgesteuerten Prozess verteilen. Auf diese Weise wird jeder mitverantwortlich für die Ergebnisse des Teams als Ganzes. Die daraus entstehende Arbeitsweise unterstützt den Aufbau gegenseitigen Vertrauens, welches die Grundlage für stärkende Gespräche über Beiträge und Ergebnisse bildet.

2: Dialogkultur

Eine Dialogkultur ist wesentlich, damit verteilte Führung ihre Wirkung entfalten kann. Echter Dialog kommt aus Offenheit in Kopf und Herz, und dies muss aktiv in der Kommunikation innerhalb des Teams kultiviert werden. Im Dialog geht es als erstes um sorgfältiges Zuhören um zu verstehen, was das Gegenüber meint. Zweitens ist es ebenso wichtig, mit Herz und Verstand zu teilen, wo man selbst gerade in Bezug auf ein Thema steht. So kommt man schnell auf den Grund einer Sache und kann dann den Blick nach vorne richten.

Die Erfahrungen eines Teams mit Dialog sind vor allem in schwierigen Situationen hilfreich, die bei Leistungsbewertungen häufig auftauchen. Idealerweise stellen Dialogprinzipien sicher, dass Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und sofort gelöst werden, bevor sie zu großen Themen in einem Performance Review werden. Über Dialog entsteht Vertrauen in die Gespräche und Kommunikation untereinander, was wiederum die Basis für ehrliches Feedback ist.

Klingt das zu soft für Sie? Lassen Sie sich überraschen, wie viel Zeit und Energie Sie in Gesprächen sparen können, wenn die grundlegenden Dialogprinzipien in den Interaktionen des Teams etabliert werden.

3: Klare Kriterien

Insbesondere qualitative Leistungskriterien müssen mit Ihrer Mission, Vision, Kultur und Werten in Einklang stehen. Der Prozess der Zielerreichung muss genauso besprochen werden wie das Ziel als solches. Quantitative Ziele sind meist relativ leicht auf der Grundlage von standardisierten KPIs zu etablieren. Qualitative Ziele müssen jedoch sowohl in Bezug auf individuelle Jobs als auch Kultur und Werte operationalisiert werden.

Mit klaren und positiven Kriterien, die direkt mit Ihren unternehmerischen oder Teamwerten verbunden sind, haben Sie eine Arbeitsgrundlage für konstruktive Gespräche über Aktionen und Ergebnisse innerhalb des Teams. Genaues und spezifisches gegenseitiges Feedback wird unterstützt und ermöglicht in Folge die Festlegung sauberer qualitativer Ziele, bei gleichzeitiger Förderung von Teamgeist und Performance.

4: Strukturierter Prozess

Für wirksame Performance Reviews im Team braucht es eine klare Struktur des gesamten Prozesses, von der Vorbereitung bis hin zur Dokumentation. Alle Teammitglieder müssen wissen, wann und wie Sie sich auf den Performance Review vorbereiten sollen, wie sie selbst bewertet werden und wie das Gespräch ablaufen wird. Meist reicht eine einfache Gliederung des Gesamtprozesses. Eine gute und effiziente Vorbereitung durch alle Beteiligten auf der Grundlage der oben erläuterten Kriterien muss gewährleistet sein. Eine kurze, prägnante Zusammenfassung der vereinbarten Beiträge und Leistungsziele schließt den Prozess ab und bildet gleichzeitig die Ausgangsbasis für den nächsten Review.

Das Gespräch selbst beinhaltet eine Selbsteinschätzung zu den erreichten Ergebnissen und geleisteten Beiträgen, die Einschätzung des Teams und einen Dialog über Vereinbarungen und Beiträge zum Teamziel bis zum nächsten Reviews. Eine strukturierte Agenda sorgt dafür, dass alle fokussiert im Hier und Jetzt bleiben und die Zeit maximal effektiv genutzt wird.

5: Reflektieren

Die Reflexionsrunde am Ende des Reviews unterstützt Lernen für alle und erhöht die Effektivität zukünftiger Reviews. Dieser Schritt sollte niemals übersprungen werden – die Erfahrung zeigt, dass gerade in den Schlussrunden oft noch etwas Wichtiges zur Sprache kommt und geklärt werden kann.

Die gute Nachricht: als Führungskraft können Sie sofort anfangen

Beginnen Sie direkt mit Ihrem eigenen Team – Sie brauchen nicht auf Anweisungen oder Regelwerke von oben warten. Natürlich ist es hilfreich, wenn das Topmanagement sich die Prinzipien verteilter und partizipativer Führung zu eigen macht, aber es ist keine notwendige Bedingung. Als Teamleitung können Sie selbst in Ihrem Team mit den Grundlagen verteilter Führung anfangen. Und wer weiß, vielleicht folgen andere Ihrem Beispiel. Auf diese Weise ist es möglich, ganze Organisationen mit der Zeit zu verändern.